Palautteenkäsittelyryhmä kurssikohtaisten palautteiden tukena

Eetu-Pekka Heikkinen, Sanna Taskila, Jukka Hiltunen, Petri Lehtonen & Ida Johansson

eetu.heikkinen[at]oulu.fi, sanna.taskila[at]oulu.fi, jukka.hiltunen[at]oulu.fi, petri.lehtonen[at]student.oulu.fi, idjohans[at]gmail.com

Oulun yliopiston prosessi- ja ympäristötekniikan tutkinto-ohjelmissa on vuodesta 2011 lähtien toiminut kurssikohtaisen palautteenkeruun rinnalla palautteenkäsittelyryhmä, jonka avulla on pyritty varmistamaan palautteen keruu ja käsittely myös niissä tapauksissa, joissa kurssikohtaiset palautteet eivät toimi tai ole mielekkäitä. Ryhmän toiminnan avulla on pystytty puuttumaan muun muassa asioihin, jotka eivät liity yksittäisiin opintojaksoihin.

Johdanto

Opiskelijapalautteen kerääminen ja käsittely sekä niiden perusteella tehtävät toimenpiteet ovat yksi keskeinen osa yliopistokoulutuksen kehittämistä. Palautetta voidaan kerätä eri tavoin, eri vaiheissa opintoja ja eri asioista, minkä lisäksi palautteen keräämisellä voi olla erilaisia tavoitteita koulutuksen kehittämisen lisäksi. Yksittäisten opintojaksojen tapauksessa on opintojakson aikana tai lopussa kerättävä kurssikohtainen palaute usein suoraviivaisin ja selkein tapa pyrkiä kehittämään koulutusta opiskelijapalautteen pohjalta. Opintojaksojen yhteydessä kerättävä palaute ei kuitenkaan kaikissa tapauksissa ole toimivin tapa palautteen pohjalta tehtävälle kehitystyölle. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat muiden muassa (1) tilanteet, joissa palaute liittyy opintojaksojen ulkopuolisiin asioihin, kuten opintojen ohjaukseen, (2) tilanteet, joissa palautteen pohjalta tehtävät kehitystoimet koskevat laajempia kokonaisuuksia, kuten kokonaisia opintosuuntia tai tutkinto-ohjelmia, sekä (3) tilanteet, joissa palaute ja sen edellyttämät toimenpiteet liittyvät yksittäiseen opintojaksoon, mutta joissa kyseisen opintojakson vastuuopettaja ei syystä tai toisesta reagoi palautteeseen tai kerää sitä lainkaan.

Oulun yliopiston prosessi- ja ympäristötekniikan tutkinto-ohjelmissa on vuonna 2011 otettu kurssikohtaisten palautteiden rinnalle käyttöön palautteenkäsittelyryhmä (PAKKI), jonka tavoitteena on ollut kerätä palautetta myös muihin kuin yksittäisiin opintojaksoihin liittyvistä asioista sekä varmistaa, että palautteenanto on mahdollista myös tilanteissa, joissa kurssin vastuuopettaja ei kerää palautetta lainkaan tai käsittele sitä asianmukaisesti. Ryhmän erityisenä tavoitteena on ollut perustutkintovaiheen (TkK ja DI) koulutuksen kehittäminen palautteen perusteella, eikä esimerkiksi kattava arviointi koulutuksen tilasta muihin tutkinto-ohjelmiin tai yliopistoihin verrattuna. Myöskään jatko-opintojen kehittäminen ei kuulu ryhmän tehtäviin.

Tämän kirjoituksen tavoitteena on esitellä lyhyesti palautteenkäsittelyryhmän toimintaa sekä sen avulla saavutettuja tuloksia Oulun yliopiston prosessi- ja ympäristötekniikan tutkinto-ohjelmissa.

Palautteenkäsittelyryhmä PAKKI ja sen toiminta

Palautteenkäsittelyryhmän koko on haluttu pitää suhteellisen pienenä kuitenkin siten, että mukana on aina sekä opiskelijoiden että opetushenkilökunnan edustajia. Käytännössä kokoonpanoksi on vakiintunut viiden hengen ryhmä. Siihen kuuluvat prosessi- ja ympäristötekniikan tutkinto-ohjelmien vastuuhenkilö, vuosittain vaihtuvat prosessi- ja ympäristötekniikan opiskelijoiden (Prosessi- ja Ympäristörakentajakiltojen) opintovastaavat sekä molempien kiltojen oltermannit, jotka ovat kiltojen yhdyshenkilöitä opetushenkilökunnan suuntaan. Tutkinto-ohjelmien vastuuhenkilö on ollut sama henkilö koko ryhmän toiminta-ajan. Ryhmän puheenjohtajana toimii tutkinto-ohjelmien vastuuhenkilö, kun taas sihteerin rooli kiertää oltermannien kesken. Ryhmä kokoontuu käsittelemään palautteita noin 1–2 kuukauden välein lukuun ottamatta kesää, jolloin tapaamisia ei ole ollut tarpeen järjestää.

Palautteen kerääminen

Opettajat kokoavat kurssikohtaisen palautteen, kun taas palautteenkäsittelyryhmään tulevan palautteen keräävät opiskelijat. Opiskelijajärjestöjen opintovastaavat pyytävät opiskelijoiden sähköpostilistojen kautta palautetta noin kuusi kertaa vuodessa, minkä lisäksi opiskelijajärjestöjen kiltahuoneilla on niin sanotut palautevihkot, joihin palautetta on mahdollista kirjoittaa ympäri vuoden. Opintovastaavat kokoavat sähköpostitse ja palautevihkojen kautta saamansa palautteen yhteen ja tuovat sen palautteenkäsittelyryhmän tapaamisiin. Luonnollisesti myös muilla tavoin opintovastaavien tietoon tullut palaute voidaan tuoda käsiteltäväksi.

Palautteenkäsittelyryhmän käsiteltäväksi tulevan palautteen antoa on ohjeistettu siten, että ensisijaisesti toivotaan palautetta asioista, jotka eivät liity yksittäisiin opintojaksoihin tai jotka liittyvät tiettyyn opintojaksoon, mutta joita ei syystä tai toisesta ole käsitelty kyseisen kurssin yhteydessä. Näin pyritään varmistamaan, että palautteenkäsittelyryhmä voi keskittyä ensisijaisesti niihin asioihin, jotka kuuluvat sen toimialueeseen, kun taas yksittäisiin kursseihin liittyvät palautteet käsiteltäisiin lähtökohtaisesti kyseisten kurssien yhteydessä. Kaikki palautteenkäsittelyryhmään tuotavat palautteet kuitenkin käsitellään ryhmän tapaamisissa. Palautteen keräämisessä ei käytetä lomakkeita tai tarkennettuja kysymyksiä, vaan kaikki palaute on vapaamuotoista.

Toimenpiteet palautteen pohjalta

Palautteenkäsittelyryhmän toiminnan ytimen muodostavat tapaamiset, joissa käydään läpi ne toimenpiteet, joihin on ryhdytty edellisessä tapaamisessa käsiteltyjen palautteiden pohjalta. Lisäksi käsitellään kiltojen opintovastaavien keräämä uusi palaute ja päätetään sen vaatimista toimenpiteistä. Käytännössä palautteen käsittely tarkoittaa sitä, että ensin jokaisesta ryhmän käsiteltäväksi tuodusta palautteesta keskustellaan ja arvioidaan, onko kyse yksittäisestä kommentista vai laajemminkin opiskelijoiden keskuudessa vallitsevasta näkemyksestä. Tässä yhteydessä kiltojen opintovastaavilla on merkittävä rooli, koska he ovat usein erittäin hyvin selvillä siitä, millaisia näkemyksiä opiskelijoilla laajemminkin on. Toisaalta ryhmän opettajajäsenet osaavat yleensä kertoa koulutuksen taustalla olevista tekijöistä ja reunaehdoista, joista palautetta antavat opiskelijat eivät aina ole tietoisia. Keskustelun lopuksi päätetään yhdessä, millaisiin toimenpiteisiin palautteen pohjalta tulisi ryhtyä. Kaikista palautteista keskustellaan tapaamisissa, ja niissä päätetään, mitkä palautteet vaativat toimenpiteitä ja mitkä eivät. Mikäli koetaan, että käsiteltävästä asiasta ei ole riittävää selvyyttä, voidaan myös päättää lisätiedon keräämisestä ennen lopullista toimintapäätöstä. Kaikki palautteet ja niiden pohjalta tehtävät toimenpiteet kirjataan tapaamismuistioon liitettävään taulukkoon, jonka pohjalta asioiden kehittymistä voidaan seuraavassa tapaamisessa arvioida.

Luonnollisesti palautteen pohjalta ryhdytään toimenpiteisiin tapauskohtaisesti. Toisaalta ryhmällä on tiettyjä hyväksi havaittuja ja vuosien aikana vakiintuneita toimintatapoja palautteisiin reagoimiseen. Yleisin palautteen pohjalta toteutettava toimenpide on tutkinto-ohjelman vastuuhenkilön käymä keskustelu palautteen kohteena olevasta asiasta vastuussa olevan henkilön kanssa. Tämä keskustelu johtaa yleensä käytännön toimenpiteisiin, joilla esimerkiksi palautteessa nostettuun epäkohtaan voidaan puuttua. Tässä yhteydessä on kuitenkin hyvä korostaa, ettei kaikki palautteenkäsittelyryhmään käsiteltäväksi tuotu palaute suinkaan ole negatiivista tai kriittistä. Käsiteltäväksi tulee myös positiivista palautetta, joka välitetään eteenpäin ja joka siten motivoi edelleen kehittämään koulutusta. Koska palautteet koskevat usein tiettyjä henkilöitä, on päätetty, että palautteenkäsittelyryhmän tapaamiset ja niistä tehtävät muistiot ovat luottamuksellisia, vaikka jotkut palautteen pohjalta tehtävät toimenpiteet voivatkin olla näkyviä.

Palautteen pohjalta tehtäviä toimenpiteitä ovat muiden muassa:

• tutkinto-ohjelman vastuuhenkilön kanssa käytävät keskustelut,
• erilaiset kehittämishankkeet, joissa pidemmän opetuskokemuksen ja laajemman pedagogisen koulutuksen omaava kollega voi toimia opettajan tukena,
• tutkinto-ohjelman sisäinen mentorointi,
• kehittämistä kaipaavien asioiden esiin nostaminen koulutusohjelmatoimikunnissa,
• tiedottaminen esimerkiksi sähköpostilistoilla sekä
• kehittämisideoiden pohtiminen niin sanotussa opetuksen päivässä eli vuosittain järjestettävässä prosessi- ja ympäristötekniikan tutkinto-ohjelmien opiskelijoiden ja opettajien yhteisessä teemaillassa, jossa käsitellään ajankohtaisia opetukseen liittyviä aiheita.

Palautteen pohjalta tehdyistä toimenpiteistä tiedottaminen opiskelijoille on tähän asti ollut kiltojen opintovastaavien aktiivisuuden varassa. Tarkoitus on, että jatkossa myös ryhmän opettajajäsenet raportoisivat niistä opiskelijoille aiempaa systemaattisemmin niiltä osin kuin palautteen luottamuksellisuus sen sallii.

Toiminnan tuloksia

Palautteenkäsittelyryhmän neljän toimintavuoden aikana on käsiteltävänä ollut (1) asioita, joita on saatu kehitettyä palautteen pohjalta tehtyjen toimien avulla, (2) asioita, joiden kehittäminen ei ole onnistunut, vaan jotka nousevat esiin opiskelijapalautteissa vuodesta toiseen, (3) asioita, joihin ei yksittäisissä tutkinto-ohjelmissa ole edes mahdollista puuttua sekä (4) luonnollisesti myös asioita, jotka eivät ole vaatineet minkäänlaisia toimenpiteitä. Merkittävimpinä etuina on koettu palautteen saaminen ja käsittely myös sellaisista kursseista, joiden vastuuopettajat eivät aiemmin ole aktiivisesti keränneet tai käsitelleet palautteita. Palautteenkäsittelyryhmän kautta kerran tai pari saatu palaute on patistanut näitäkin opettajia keräämään ja käsittelemään palautetta omatoimisesti. Toisena merkittävänä hyötynä on koettu kehittäminen kohteissa, jotka edellyttävät laajempia kuin yksittäiseen opintojaksoon tai opettajaan kohdistuvia toimia. Tällaisia ovat olleet muun muassa tenttijärjestelyihin ja opintojaksoille ilmoittautumiseen sekä tiedottamiseen liittyvät asiat. Toisaalta palaute on myös auttanut tunnistamaan paremmin tutkinto-ohjelmien kriittisimpiä ongelmakohtia, jolloin kehittämisresursseja on ollut mahdollista kohdentaa oleellisimmille alueille. Lisäksi palautteen seuraamisen myötä on ollut mahdollista arvioida koulutuksen kehittymistä.

Yhteenveto

Kurssikohtaisten opiskelijapalautteiden rinnalla on Oulun yliopiston prosessi- ja ympäristötekniikan tutkinto-ohjelmissa vuodesta 2011 lähtien toiminut palautteenkäsittelyryhmä. Sen tavoitteena on varmistaa palautteen kerääminen ja käsittely myös tilanteissa, joissa opintojaksokohtainen palautteen kerääminen ei toimi tai ole mielekästä. Ryhmän toiminnan kautta on osattu puuttua asioihin, jotka eivät muuten olisi nousseet esiin, ja koemmekin, että ryhmän toiminta on välttämätöntä, jotta tutkinto-ohjelman toimivuutta voitaisiin arvioida ja kehittää kokonaisuutena.

Hyvistä kokemuksista huolimatta ryhmän toimintatavoissa on kuitenkin myös kehittämistä esimerkiksi tiedotettaessa palautteen antaneita opiskelijoita tehdyistä kehittämistoimista. Lisäksi palautteenkäsittelyryhmän käsiteltäväksi tulee myös vuodesta toiseen toistuvia ongelmia, joihin ei vielä ole löydetty toimivia ratkaisuja. Kehittämiskohteita esiinnostavan kriittisen palautteen lisäksi ryhmän kautta välitetään myös positiivista ja rohkaisevaa palautetta.

Kirjoittajat ovat Oulun yliopistosta. Eetu-Pekka Heikkinen on prosessimetallurgian yliopistonlehtori, Sanna Taskila kemiallisen prosessitekniikan tutkijatohtori, Jukka Hiltunen systeemitekniikan lehtori, Petri Lehtonen opiskelija prosessitekniikan koulutusohjelmassa ja Ida Johansson opiskelija ympäristötekniikan koulutusohjelmassa.

PDF